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En otro post te hablaba de las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo. Una de ellas es identificar y controlar a los ladrones de nuestro tiempo. Si eres de los que te quejas de que no tienes tiempo suficiente, de que los demás te quitan el tiempo. Si vives con la sensación de no llegar a tiempo, de no poder con todo lo que tienes que hacer, si no puedes desconectar de tu trabajo o si trabajas más de 8 horas diarias y sientes que los resultados no son acordes al esfuerzo es bastante probable que estés bajo el influjo de uno o varios ladrones del tiempo.

Son estímulos, internos y externos, que secuestran nuestro tiempo porque atrapan nuestra atención, nos sacan de la tarea que estamos realizando para lograr nuestros objetivos y nos llevan por un laberinto inacabable de acciones inconscientes, que no son prioritarias ni importantes, más bien, muchas veces, intrascendentes y nos alejan de nuestra meta. Los ladrones del tiempo  secuestran el vuelo que nos llevaba a nuestra meta, cogen el mando del piloto automático y nos dejan sin control sobre nuestras acciones y nuestro tiempo.

Hay muchos ladrones del tiempo, algunos de ellos son internos, tiene su origen dentro de nosotros (cronófobos internos) y otros son externos, se originan fuera de nosotros (cronófobos externos), aunque la actitud que tenemos hacia ellos es algo que siempre está en nuestro interior. Comparto lo que para mi son los 9 más importantes y que nos acechan hoy en día:

A/ CRONÓFOBOS INTERNOS
– Tráfico mental
– Indisciplina que dar lugar a la improvisación
– No saber decir que NO

B/ CRONÓFOBOS EXTERNOS
– Interrupciones
– Llamadas, mails
– Desorden
– Redes sociales, internet
–  Viajes, desplazamientos y esperas
– Reuniones innecesarias, incontroladas, improductivas

Nuestra misión diaria es controlarlos  y para ello tendremos que realizar 3 acciones:

1.- Identificar: ¿Qué ladrón o ladrones me asaltan con más frecuencia, de dónde vienen, cuándo aparecen, cómo aparecen?

Realiza un registro durante 15-21 días para identificar que ladrones se repiten más en tu vida, dando respuesta a las preguntas anteriores.

2.- Comprender: Tomar consciencia de cómo me afectan esos ladrones que he identificado, en qué me influyen y por qué.

Por ejemplo, si mi ladrón es el tráfico mental me puede estar afectando al sueño o a la concentración. Puede ser que descubra que pierdo más de 10 horas a la semana rumiando recordatorios en mi cabeza que me distraen de hacer las tareas importantes. Y puede que me de cuenta, por primera vez, que mi tráfico mental se debe a una sensación de inseguridad, a una necesidad de control excesiva o a un sentimiento de culpabilización constante.

3.- Contener: Establecer un programa de contención para prevenirlos y ahuyentarlos.

Los ladrones del tiempo en cifras

                                                                               Los ladrones del tiempo en cifras. Fuente Pinterest.

Hace ya más de 12 años tube un proceso de mentoring con una persona que trabajaba en una consultoría y quería mejorar su gestión del tiempo. Uno de sus principales ladrones era su diálogo interior cada vez que cometía un fallo o error, por insignificante que fuera. Llego a darse cuenta que le consumía más de 15 horas a la semana. Cuando le pregunté ¿Qué podrías hacer, que no estas haciendo y deseas, si tuvieras esas 15 horas para ti en lugar de perderlas en tu diálogo interior culpabilizador? Se hizo un silencio, rompió a llorar y tras el desahogo comenzó a decir todas las cosas que quería hacer y no podía debido a las 15 horas de trabajo semanal extra que hacía para compensar la pérdida de tiempo que le ocasionaba su tráfico mental y le impedía cumplir con su trabajo a tiempo. Por ello, en este post quiero centrarme en los ladrones del tiempo internos y en las estrategias a utilizar para atraparlos y mantenerlos bajo control.

1.- Tráfico Mental

¿Te encuentras a menudo en tu cabeza cosas como éstas?:“ Tengo que hacer…..”, “Tengo que acordarme de …..”, “Mañana tengo que….” “Que no se me olvide que….” ¿Qué era lo que tenía que recordar para mañana?

¿De repente te asaltan dudas sobre si se te ha olvidado algo importante, o recuerdas súbitamente que tenias que hacer algo y se te ha olvidado? ¿Estas en casa o en tus ratos de ocio y descanso recordando cosas que tienes que hacer del trabajo, o viceversa?

Si este es tu caso estás bajo la influencia del tráfico mental, ese rum, rum que se aloja en nuestras cabezas y no nos deja en todo el día.  El tráfico mental supone un esfuerzo mental permanente para recordar tareas, citas, obligaciones, etc., que ocupa nuestra actividad cerebral y, por tanto, nuestro tiempo. Consumen una energía cerebral que podríamos liberar para otras tareas más importantes y estimulantes, si lo que necesitamos recordar está registrado en un soporte externo y tenemos una dinámica de gestión del tiempo que incluya un sistema de registro integrado (calendario de citas, lista de tareas, contactos, archivó información/documentación).

Todo lo que sacamos de nuestra cabeza a un soporte de registro externo disminuye nuestro nivel de tráfico mental, libera espacio en nuestra mente, libera tiempo y nos aporta una mayor seguridad y sensación de control. ¡No recuerdes, registra! Evitarás el tráfico mental.

2.- La indisciplina

¿Cada uno de tus días es una improvisación constante? ¿Cambias con frecuencia lo que tenías programado hacer? ¿Te encuentras saltando de una tarea a otra?

La gestión del tiempo es un hábito y exige disciplina. Funcionar con una serie de rutinas periódicas, que nos liberan la mente de pensar que hacer en cada momento o recordar lo que tenía que hacer, nos permite vivir con la sensación de ser soberanos de nuestro tiempo. Las rutinas periódicas que considero claves para evitar la indisciplina son:

– Prioriza: Primero siempre lo importante, es decir, las actividades y tareas de nivel 1 Que son las que nos acercan a nuestra meta.

– Identificar y agendar las tareas clave, que son las relacionadas con los 3-4 objetivos a lograr en el día, no quieras abarcar más porque no es posible. Gran parte del malestar con nuestra gestión del tiempo deriva de un exceso de expectativas y una visión no realista del tiempo que lleva hacer cada cosa.

-Sitúa esas tareas en momentos del día donde vas a poder dar lo mejor de ti.

-No permitas que ninguna otra tarea, actividad o interrupción la relegue, dificulte o entorpezca.

-Acométela con una actitud positiva, con concentración y deleite.

– Identificar las Tareas Repetitivas (Devolver llamadas, Chequear el Email, leer documentos, trabajo administrativo, archivo de documentos,).

Son esas actividades que hacemos y repetimos sistemáticamente todos los días porque forman parte de nuestra actividad y son necesarias. Reflexiona sobre cuáles son las tuyas, cómo se repiten (diariamente, semanalmente, cuánto tiempo en total ocupan) y asignales un tiempo diario y acotado en tu agenda para realizarlas todas a la vez.

– Sitúalas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde no necesitas estar al 100% concentrado
– Evita que se conviertan en una distracción o una interrupción, lo que supone hacerlas cuando te apetece, te cuadre, te aburres, etc.
– Asignales un tiempo al día o a la semana, que sea el estrictamente necesario y te permita mantenerlas a raya y cumplir con ellas.

Por ejemplo, establece que de lunes a viernes vas a chequear el mail y contestar correos solo 3 veces al día durante media hora: a primera hora del día, a la mitad de mi jornada y al final de la jornada.

– Crea y ten a mano una lista de tareas pendientes diaria y semanal

Vete anotando en esa lista las que vayan surgiendo en el día a día, y al final de la jornada revisa la lista y organiza cuando vas a realizar cada una en los próximos días según su importancia o urgencia.

– Reflexión antes de acción:

– Planifica el día antes: Dedica unos 15 minutos al final del día para revisar lo que ha quedado sin hacer, la lista de tareas pendientes, para determinar cuales serán las que tienes que realizar al día siguiente y agendalas, dales su lugar en tu día, en tu vida, en tu tiempo.

– Revisa la agenda al empezar el día: Al comenzar cada joranda vuelve a revisar rápidamente la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastarán para cerciorarte que el “mapa” está bien trazado y que es momento de ponerse en marcha.

5.- No procrastinarEn este post puedes encontrar 7 estrategias para acabar con la procrastinación.

6.- No saber decir NO, la trampa de la actividad. 

Nos pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o “apagando fuegos”. Diciendo SI por miedo a lo que dirán si decimos No, o sintiéndonos culpables por decir NO o por «No hacer», «No responder»…

La trampa de la actividad antepone la ejecución al objetivo, “el hacer» al «para qué hacer”. La actividad es necesaria, pero será valiosa o inútil según sea su contribución a logro de nuestros objetivos o las cosas que realmente nos importan en la vida.

Para no caer en esta trampa tienes 3 caminos que recorrer:

  • Párate a reflexionar y pregúntate ¿Por qué digo SI cuando quiero decir NO? y ¿Cómo me siento cuando digo NO?
  • Bucea en tu interior para localizar cuales son los Impulsores de tu personalidad, porque en ellos encontrarás muchas de las respuestas a las preguntas anteriores y, además, te darán pistas de como empezar a cambiar.
  • Trabaja tu asertividad para aprender a decir NO sin experimentar malestar. En este post tienes varios consejos para hacerlo.

Recuerda que siempre que le estás diciendo a algo que SI a la par le estás diciendo a algo que NO, aquello que no podrás hacer porque ya has comprometido tu tiempo con la tarea a la que has dicho SI.  Piensa en que es más importante, a dónde te lleva cada cosa y en quién te convierte.

Te deseo suerte en tu primera misión de atrapar a tus ladrones del tiempo internos. Me encantará saber cómo te manejas con ellos, tus resultados, logros y dificultades.

Autora: María Luisa de Miguel

Directora Escuela de Mentoring.

 

 

¿Sientes que te falta energía al acabar el día? ¿No entiendes por qué trabajas tantas horas y no tienes los resultados deseados? ¿Te sientes a veces confuso, alborotado, sin claridad de ideas, con dificultades de memoria o concentración? ¿Te cuesta recordar conversaciones recientes? ¿Sufres de mal entendidos?

Lo más probable es que estés siendo prisionero diario de tu diálogo interno y que no seas consciente de cuanto tiempo y energía te roba y cuanto te limita en la consecución de tus objetivos.

Hace aproximadamente un año impartiendo una formación en mentoring, una de las asistentes se lamentaba de que le costaba aprender más que a los demás y que le llevaba mucho tiempo leer los contenidos del curso, de lo cual concluía que era torpe, lenta y poco inteligente. Allí mismo le rebatí esa creencia, utilizando una de las herramientas más poderosas del mentoring: las preguntas.

Después de varias preguntas dirigidas a que adquiriera consciencia de como era todo el proceso que seguía cuando se ponía a leer, qué pasaba, qué escuchaba, llego a la conclusión de que realmente más del 50% del tiempo que pasaba delante de los contenidos del curso no lo empleaba en leerlos sino en generar un arduo debate con ella misma. Debate que no la llevaba a ninguna conclusión y que era una absoluta pérdida de tiempo y de energía, pues su contenido versaba sobre «no me va a dar tiempo a leerlo todo», «no voy a poder terminar el curso a tiempo», «seguro que mis compañeros ya lo tienen todo leído y se lo saben», «soy demasiado lenta», «me cuesta mucho estudiar», «siempre tardo más que los demás», y un largo etc. de similares características.

Lógicamente con este tipo de diálogo, además de tener ocupada la mente de forma inútil, estamos gastando energía y tiempo. Y lo que es peor, estamos generando un estado de ánimo negativo y una mala imagen de nosotros mismos, que nos va a llevar a quedarnos parados y no pasar a la acción.

¿Recuerdas la última conversación que has tenido? Cierra los ojos, respira e intenta recordar si estabas escuchando al que tenias enfrente o te estabas escuchando a ti mismo.

En muchas conversaciones de dos, realmente hay tres, cuatro o más  hablando. Cuando alguien nos habla a veces no escuchamos plenamente lo que nos dice, porque a la primera palabra, a la primera frase, se desata nuestro dialogo interior en el que está implicado todo un elenco de personajes que actúan en nuestra cabeza, que nos recuerdan cosas, y nos dicen lo que viene en su papel. Por eso cuando conversamos realmente no estamos escuchando al otro, practicamos una escucha egocéntrica donde nos escuchamos a nosotros mismos y a toda nuestra pandilla, formada por nuestros padres, la monja o fraile del colegio, el profesor/a del instituto, nuestros hermanos, la abuela, aquel compañero/a que nos sacaba de quicio, un novio o novia que nos marco, el jefa o jefa y muchos más. Y claro con toda esta verbena no hay quién se aclaré.  Además de no escuchar al que nos habla, es difícil distinguir entre tantas voces nuestra propia voz, por eso cuando respondemos o reaccionamos, quien lo está  haciendo realmente es un miembro de nuestra pandilla. Luego viene lo de «no me entiendes», «yo no dije eso», «no se porque te lo tomas así», «no se porque he actuado de esa forma», «me siento atacado», etc, etc, etc.

Si no quieres que tus conversaciones y encuentros se transformen en debates televisivos, donde todos hablan a la vez, y desde no se sabe donde, aprende a acallar tu dialogo interior, empieza a identificar cómo es de grande tu pandilla, quiénes la forman, qué papel juegan y para qué los necesitas realmente. Ponla en orden, a lo mejor alguno ya no tiene que estar en la pandilla, o no debe  tener tanto que decir, reparte tú los papeles y los diálogos. Tu eres el director y el guionista de tu vida, tu creas los personajes, repartes los diálogos y diriges las intervenciones.

El diálogo interior nos priva de consciencia y por tanto de la capacidad de aprendizaje, de acción y de disfrute, además de ser la causa de la falta de energía, de tiempo y de buenos resultados. Por tanto, empieza a indagar sobre el modo en que te hablas a ti mismo, y piensa si eres consciente de cuantas horas al día estas atrapado en tu diálogo interno. Si realmente quieres gestionar satisfactoriamente tu diálogo interno este es el camino:

1.-Registro: Saber realmente cuánto tiempo al día nos ocupa.

Hasta que no tengas la prueba evidente del tiempo exacto que pierdes con tus diálogos internos, no encontrarás la motivación suficiente para empezar a deshacerte de ellos. Seguirás creyendo que es algo que te pasa a veces y poco tiempo, cuando a lo mejor en total te come 2 y 4 horas al día. ¿Cómo averiguarlo? Llevando un registro durante al menos 2 semanas para tener una buena referencia temporal.

Lleva contigo una libreta apunta la fecha de cada día y vete registrando debajo de ella cada ve que aparezca el diálogo, la hora a la que empieza  y la que termina y el total de los minutos. Al final de cada día suma el total minutos, pásalos a horas, y haz lo mismo al final de la semana.

Y ahora, piensa en todas esas cosas que quieres y te apetece hacer, y que no realizas por falta d tiempo. Y piensa que podrías hacer con todo ese tiempo que durante la semana ocupa tu diálogo interior.

Como es posible que se te olvide o te de pereza lo de registrar, ponte cada 2 horas una alarma en el móvil. Cuando la oigas detente y toma conciencia de qué estás pensando en ese momento, y si ha habido algún diálogo interno hasta ese momento del día, cuánto ha podido durar, y regístralo.

2.- Consciencia: Saber quién habla y de qué nos habla, cuáles son los pensamientos que se repiten y a dónde nos llevan.

En la libreta que ya has empezado a usar, empieza a registrar ahora cada día durante 15 días, el contenido de tus diálogos, utilizado el modelo ABC de Albert Ellis:  Acontecimiento-Pensamientos-Consecuencias

– Acontecimiento: Escribe qué pasa, cuál es la situación o el acontecimiento que desata el diálogo interior, qué lo desencadeno.

– Pensamientos: Registra cuales son lo pensamientos que se desencadenan, que te dices a ti mismo. Si te suena a algo o alguien del pasado o del presente.  Si son tuyos o de quién son.

– Consecuencias: Escribe como te sientes tras ese diálogo, qué emociones experimentas, y qué actitud y comportamiento desarrollas.

Con este ejercicio podrás comprobar que situaciones se repiten cuando aparece tu diálogo interior, que pensamientos son los que están más presentes y que acaba pasando la mayor parte de las veces. Con todo esto podrás empezar a tomar medidas para liberarte de tu diálogo interior.

3.- Cuestionamiento: Pon en duda esos pensamientos que registras, cuestiónalos, desafiálos como si fueran de otro  ¿y si las cosas no fueran realmente como creo? ¿Qué pasaría si fueran de otra forma? ¿De qué otra forma pueden ser? ¿Cómo me sentiría si fueran de esa otra forma?

Si esto no es suficiente, y generas un diálogo pesimista puedes probar a usar la técnica del rebatimiento que plantea Martin Seligmam en su método ACCRR.

Si eres de los que vives en un diálogo interior que genera un mundo de fantasía, aunque las sensaciones puedan ser positivas es probable que tus resultados no sean satisfactorios y no logres tus metas. En este caso te puede venir bien trabajar la técnica de Walt Disney.

En todos los casos hazlo por escrito porque liberas más material inconsciente, y porque te haces más responsable de tus pensamientos, elecciones y decisiones.

4.-Externalizar las voces: Si quieres ser más contundente, pídele a una persona de mucha confianza que te lance esos pensamientos y creencias que se repiten y tienes registrados. Dile que haga de ti, que exagere. Y tú discútela todas esas ideas, pensamientos. Aporta argumentos en contra, evidencias, pruebas, ironiza, no tengas piedad.

Acaba con tu diálogo interior y terminara el combate

Acaba con tu diálogo interior y terminara el combate

«Las creencias que se discuten a conciencia tienen menos probabilidades de volver cuando una situación igual se presenté» Martín Seligman.

5.- Anclaje: Si tienes que actuar ya, y no tienes tiempo para realizar el proceso de cuestionamiento, utiliza un anclaje para detener tus pensamientos nada más aparezcan. Puede ser la imagen de un semáforo en rojo, o de un fuego, una señal de stop, decir una palabra como «basta», «fuera», «vete», «stop», o darte un pequeño golpe en la cabeza, la pierna, la mano, toques con un boli, chasquear los dedos, agarrar un objeto. Elige lo que mejor te funcione, será tu señal de «detente diálogo».

Para qué funcione tienes que practicar primero el anclaje para que luego salga instantáneamente.

-Busca una idea que te preocupe y que desata tu diálogo interior, y dale rienda suelta.

-Concéntrate en tus pensamientos rumiantes y siente como te molestan, te agotan, te ofuscan.

-Ahora elige la imagen, palabra o gesto que vas a usar como anclaje y úsalo, ponlo en práctica para detener tu diálogo hasta que lo consigas. Repite el proceso al menos 3 veces para dejar bien fijado el anclaje.

6.- Distracción: Otra estrategia, cuando no puedes cuestionar los pensamientos en el momento que aparecen, es distraer tu mente, dirigir la atención a otro sitio. Aquí te pueden ayudar varias opciones: fijar la vista en un objeto y concentrarte en él, tararear una canción, o escuchar una canción, escribir los pensamientos en una hoja y guárdala para discutirlos más tarde.

Concentrarte en tu respiración también puede ser una buena técnica de distracción. Intenta irte a un lugar tranquilo, cierra los ojos y toma lentamente el aire por la nariz, reténlo y luego expúlsalo aún más lentamente por la boca. Focalízate en la manera en que se mueve tu cuerpo con cada inspiración y expiración. Esfuérzate por hacer que cada inspiración y expiración sean siempre más largas. Con unos 10 minutos tendrás suficiente para despejar tu mente y recuperar la tranquilidad.

7.- Medidas preventivas: Todas las mañanas, nada más despertar escribe 3 páginas matutinas de pura inconsciencia ( no llevan más de 15 minutos) para liberar pensamientos que sino te asaltarán a lo largo del día.  Haz una hora de ejercicio diario, el que sea, vale caminar, libera la mente.  Al final del día termina con una meditación, Busca un momento para estar en paz contigo mismo, para tener silencio interior.  Puedes usar alguna meditación guiada para que te resulté más fácil.

Cuéntanos si estas estrategias te sirven para lidiar con tipo diálogo interior, comparte tus comentarios con nosotros.

 

Autora: Mª Luisa de Miguel

Directora Ejecutiva Escuela de Mentoring